Coordinador de Consulta y Apoyo para la Programación Quirúrgica
Louisville, KY
Coordinador de Consulta y Apoyo para la Programación Quirúrgica
Tiempo completo • Louisville, KY
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Descuentos para empleados
- Uniformes gratuitos
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
Resumen del puesto
El puesto de Coordinador de Consulta y Apoyo a la Programación Quirúrgica es responsable de gestionar las consultas quirúrgicas entrantes, responder y fomentar los contactos en línea, y ayudar a los posibles pacientes quirúrgicos a avanzar eficientemente en el proceso de consulta. Este puesto sirve como un importante primer punto de contacto para los pacientes interesados en la cirugía y desempeña un papel clave en la creación de una experiencia profesional, receptiva y de alto contacto con el paciente.
Además de gestionar consultas y prospectos, este puesto sirve como recurso de respaldo para el equipo de Programación de Cirugías, proporcionando cobertura cuando los programadores de cirugía primaria están fuera de la consulta, de vacaciones o necesitan apoyo adicional debido al volumen.
El candidato ideal es altamente organizado, cercano, receptivo, detallista y cómodo trabajando en un entorno de cirugía plástica de ritmo acelerado. Son esenciales sólidas habilidades de comunicación y la capacidad de hablar con confianza sobre la consulta y el proceso quirúrgico con los posibles pacientes.
Responsabilidades clave
Coordinación de Consultas Quirúrgicas
- Responde y gestiona todas las llamadas y consultas quirúrgicas entrantes.
- Responde de forma rápida y profesional a los posibles pacientes quirúrgicos.
- Recopila información adecuada para los pacientes durante las consultas iniciales, incluyendo:
- Demografía de los pacientes
- Información de contacto
- Procedimiento quirúrgico de interés
- Antecedentes médicos y quirúrgicos relevantes, según corresponda
- Altura y peso cuando sea necesario para el cribado quirúrgico
- Consultas o procedimientos previos
- Determina el siguiente paso adecuado para cada paciente potencial basándose en las directrices de práctica establecidas.
- Programa consultas quirúrgicas y asegúrate de que toda la información necesaria esté documentada.
- Comunica las expectativas de consulta, la documentación requerida, los depósitos y otros requisitos previos aplicables a la consulta.
- Haz seguimiento con pacientes que hayan preguntado pero aún no hayan concertado.
- Mantener una documentación precisa y oportuna en los sistemas de la consulta.
- Asegurarse de que los responsables de consulta se asignen y se cumplan adecuadamente.
Gestión de Leads Online
- Monitoriza y responde a los contactos quirúrgicos online entrantes.
- Haz un seguimiento con la web y otras consultas digitales.
- Contacta con los posibles pacientes que envíen solicitudes de consulta online.
- Ayuda a convertir leads cualificados en consultas programadas.
- Mantén un seguimiento constante con los clientes potenciales según los flujos de trabajo establecidos.
- Documenta la actividad, la comunicación y los resultados de los líderes.
- Identificar oportunidades para mejorar el tiempo de respuesta de los leads y la conversión de consultas.
Soporte para la programación de cirugías
- Sirve como respaldo para los programadores de cirugía primaria.
- Proporciona cobertura de programación durante vacaciones, días de vacaciones, enfermedad u otras ausencias del personal.
- Ayuda con la programación quirúrgica durante periodos de alto volumen.
- Familiarízate con el proceso de programación quirúrgica de la consulta, la disponibilidad del cirujano, la disponibilidad de quirófano y los requisitos de agenda.
- Ayudar en la comunicación del paciente relacionada con la programación, los requisitos preoperatorios y la preparación para la cirugía.
- Ayuda a garantizar que los pacientes no sufran retrasos cuando un programador principal no esté disponible.
- Mantener la continuidad de la comunicación y el seguimiento al hacerse cargo de la lista de pacientes de un programador.
Experiencia del paciente
- Proporciona una experiencia cálida, profesional y personalizada desde la primera interacción del paciente con la consulta.
- Crea confianza y empatía con los posibles pacientes quirúrgicos.
- Comunícate con confianza y precisión, manteniendo las directrices de práctica establecidas.
- Responder a preguntas o preocupaciones de los pacientes y escalar adecuadamente las preguntas clínicas o complejas al miembro del equipo correspondiente.
- Proteger la privacidad del paciente y mantener el cumplimiento de la HIPAA en todo momento.
- Representar los estándares, el profesionalismo y la experiencia de lujo del paciente en cada interacción.
Responsabilidades administrativas
- Mantén registros y documentación precisos.
- Mantén actualizada la información de pacientes y prospectos en los sistemas de EMR de la empresa.
- Haz un seguimiento de los seguimientos pendientes y asegúrate de que las consultas no se queden desapercibidas.
- Comunica eficazmente con cirujanos, programadores de cirugías, enfermeros, personal de recepción y directivos.
- Participa en reuniones y formaciones departamentales.
- Sigue los procedimientos operativos estándar establecidos, flujos de trabajo y estándares de comunicación.
- Ayudar en iniciativas de mejora de procesos relacionadas con consultas, liderazgos y programación quirúrgica.
Cualificaciones
- Se prefiere experiencia previa en una consulta médica, cirugía plástica, estética, sanidad, hostelería o un entorno similar de atención al cliente.
- Se prefiere encarecidamente experiencia en programación quirúrgica, coordinación de pacientes o consultas médicas.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Capacidad para gestionar múltiples clientes potenciales, llamadas, seguimientos y responsabilidades de programación simultáneamente.
- Profesional, pulido y cariñoso.
- Cómodo hablando sobre procedimientos quirúrgicos electivos y el proceso de consulta con posibles pacientes.
- Gran atención al detalle.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y, al mismo tiempo, formar parte de un equipo.
- Capacidad para aprender y seguir procesos detallados y procedimientos operativos estándar.
- Dominio de los sistemas electrónicos electrónicos y estándar.
- Compromiso con la confidencialidad del paciente y los requisitos de HIPAA.
Mays Plastic Surgery and Med Spa es la clínica de cirugía plástica y Med Spa más nueva y principal de Louisville. Dirigido por el Dr. Chet Mays, cirujano plástico certificado por la junta.
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